اشتباهات رایج مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک وظیفه کلیدی و پیچیده است که به تعادل ظریف برنامه ریزی، اجرا و سازگاری نیاز دارد و اجرای موفقیت آمیز اهداف را در تیم تضمین می کند. با وجود در دسترس بودن ابزارها و متدولوژی های پیشرفته، بسیاری از پروژه ها گاهی در رسیدن به اهداف خود به مشکل برمی خورند. حتی مدیران پروژه با تجربه نیز می‌توانند طعمه دام‌های متداولی شوند که پروژه‌ها را از مسیر خارج می‌کند ، منابع را هدر می‌دهد و به فرصت ‌های از دست رفته منجرمی‌شود. این محتوا چندین اشتباه رایج را که گریبان گیر مدیریت پروژه می شود را  شناسایی کرده و استراتژی های عملی برای اجتناب از آنها ارائه می دهد.این خطاها که اغلب ریشه در رصد یا برداشت نادرست انسانی دارند و می توانند حتی بهترین طرح ها را از مسیراصلی پروژه خارج کنند.  در ادامه ، این تله‌ها را بررسی می‌کنیم و راهکارهای عملی برای کمک به مدیران پروژه برای اجتناب از آنها ارائه می‌کنیم.

  ۱. اهداف و محدوده نامشخص

یکی از رایج ترین اشتباهات در مدیریت پروژه، عدم تعریف دقیق اهداف و محدوده آن است.  بدون چشم انداز خوب، تیم ها  تمرکز خود را از دست می دهند، و پروژه ها ممکن است فراتر از اهداف اصلی خود گسترش یابند؛ پدیده ای به نام scope creep . و این اغلب منجر به تاخیر در تحویل پروژه ، هزینه اضافی و نارضایتی در بین ذینفعان می شود.

راه حل :

• اهداف (ویژه، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط، محدود به زمان) را در همان ابتدا تعیین کنید.
• محدوده پروژه را به وضوح مکتوب کنید و اطمینان حاصل کنید که همه ذینفعان در مورد آن توافق دارند.
• یک فرآیند مدیریت تغییر برای رسیدگی به تنظیمات محدوده در نظر بگیرید.

مثال :

سیستم چمدان فرودگاه بین المللی دنور (1995)   

سیستم حمل و نقل خودکار چمدان در فرودگاه بین المللی دنور یک نمونه کلاسیک از تعریف و برنامه ریزی ضعیف  است.  این پروژه بیش از حد جاه طلبانه بود، با آزمایش ناکافی و جدول زمانی غیر واقعی.  نتیجه یک تاخیر 16 ماهه و بیش از 560 میلیون دلار هزینه بود.

   ۲.   ارتباطات ناکارآمد

ارتباط موثر ستون فقرات مدیریت پروژه موفق است.عدم ارتباط موثرمی تواند منجر به سوء تفاهم، تلاش های بی نتیجه و تعارض درتیم شود. بسیاری از پروژه ها شکست می خورند زیرا اعضای تیم و ذینفعان در جریان کارقرار نمی گیرند یا همسو نمی شوند.

راه حل :

• یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید که مشخص شود با چه کسی و به چه نحوی و در چه زمانی اطلاعات به اشتراک گذاشته شود.
• برای رسیدگی سریع به مسائل و بررسی وضعیت ، جلسه گذاشته و برنامه ریزی کنید.
• از ابزارهای همکاری برای اطمینان از شفافیت و ارتباطات بلادرنگ و به اشتراک گذاری اطلاعات استفاده کنید.

مثال :

مدارگرد آب و هوای مریخ ناسا (1999)  

ماموریت مدارگرد آب و هوای مریخ به دلیل اختلال در ارتباط بین تیم ها شکست خورد.  یک تیم از واحدهای متریک استفاده کرد در حالی که گروهی دیگر از واحدهای امپراتوری استفاده کردند که منجر به یک خطای ناوبری شد که باعث شد فضاپیما در جو مریخ متلاشی شود.  این شکست 125 میلیون دلاری اهمیت ارتباط شفاف را نشان می دهد.

  ۳.  مدیریت ریسک معیوب

پروژه ها به ندرت دقیقاً مطابق برنامه ریزی پیش می روند، با این حال بسیاری از مدیران در پیش بینی خطرات احتمالی ضعیف عمل می کنند.

نادیده گرفتن خطرات یا فرض اینکه همه چیز بدون مشکل پیش خواهد رفت

می تواند منجر به بحران هایی شود که با برنامه ریزی مناسب می توان آنها را کاهش داد.

راه حل :

• در مرحله برنامه ریزی یک ارزیابی کامل ریسک انجام دهید و در طول پروژه آن را به روز کنید.
• خطرات بالقوه، تأثیر آنها و استراتژی های کاهش آن ها را شناسایی کنید.
• نظارت مستمر ریسک ها در طول پروژه و تنظیم برنامه ها در صورت نیاز

مثال :

بوئینگ 737 MAX (2019)

پروژه 737 MAX بوئینگ با خطرات قابل توجهی در رابطه با نرم افزار و ایمنی مواجه بود، اما این خطرات در طول توسعه به اندازه کافی مورد توجه قرار نگرفت.  عدم مدیریت صحیح این خطرات منجر به دو سانحه مرگبار، زمین گیر شدن ناوگان در سراسر جهان و هزینه میلیاردها غرامت بوئینگ و از دست رفتن درآمد شد.

   ۴.  ددلاین و بودجه آرمانی

تعیین ددلاین های بیش از حد بلندپروازانه یا دست کم گرفتن هزینه ها مسیری است که در نهایت مدیریت تیم را به بحران می کشاند.  انتظارات غیر واقعی می تواند تیم را تحت فشار قرار دهد، کیفیت را به خطر بیاندازد و اعضا تیم را بی انگیزه کند.

راه حل :

• از داده های اولیه کارشناسان برای ایجاد جدول زمانی و بودجه واقعی استفاده کنید.
• ایجاد بافر برای تاخیرها یا هزینه های غیرمنتظره.
• به طور منظم پیشرفت را بررسی کنید و برنامه ها را برای شرایط واقعی تنظیم کنید.

مثال :

خانه اپرای سیدنی (1973)

پروژه خانه اپرای سیدنی نمونه معروفی از جدول زمانی و بودجه غیرواقعی است.  این پروژه در ابتدا 7 میلیون دلار هزینه داشت و تکمیل آن چهار سال طول کشید، این پروژه در نهایت 102 میلیون دلار هزینه داشت و 14 سال طول کشید.  طراحی بلندپروازانه و عدم برنامه ریزی مناسب منجر به تاخیرهای قابل توجه و افزایش هزینه ها شد.

   ۵.  بی توجهی به مشارکت ذینفعان

ذینفعان نقش مهمی در موفقیت هر پروژه ایفا می کنند.  شکست در تعامل موثر با آنها می تواند منجر به توقع اشتباه، عدم پشتیبانی و حتی لغو پروژه شود. پروژه ها اغلب شکست می خورند، زیرا ذینفعان کلیدی به اندازه کافی درگیر نیستند یا نیازهای آنها به درستی درک نشده است.

راه حل :

• همه ذینفعان کلیدی را شناسایی کنید و نیازها و انتظارات آنها را درک کنید.
• ذینفعان را در فرآیندهای تصمیم گیری مشارکت دهید و آنها را در جریان پیشرفت قرار دهید.
• نگرانی ها را به سرعت برطرف کنید و روابط قوی مبتنی براعتماد ایجاد کنید.

مثال :

 Healthcare.gov راه اندازی (2013)

راه اندازی وب سایت Healthcare.gov دولت ایالات متحده با مشکلات فنی و مشارکت ضعیف ذینفعان مواجه بود.  ذینفعان کلیدی، از جمله بیمه‌گران و دولت‌های ایالتی، در طول توسعه به اندازه کافی مورد مشورت قرار نگرفتند، که منجر به یک سیستم معیوب شد که نیاز به بازنگری گسترده داشت.

  ۶. آماده سازی و پشتیبانی ضعیف تیم

یک پروژه  به اندازه اعضای تیمی که آن را اجرا می کند قوی است.  آموزش ناکافی، نقش های نامشخص، و کمبود منابع می تواند عملکرد را مختل کند و منجر به نتایج نامطلوب شود. مدیران پروژه گاهی اوقات بیش از حد بر روی وظایف و جدول زمانی تمرکز می کنند در حالی که عنصر انسانی را نادیده می گیرند.درگیری های حل نشده، عدم انگیزه و انسجام ضعیف تیم می تواند به شدت بر بهره وری و روحیه تیم تأثیر بگذارد.

راه حل :

• اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم از مهارت ها و منابع لازم برای موفقیت برخوردار هستند.
• نقش ها و مسئولیت ها را به وضوح تعریف کنید تا از سردرگمی جلوگیری کنید.
• ایجاد یک محیط مشارکتی و ارائه حمایت و انگیزه مداوم.

مثال :

فیلم پرفروش (دهه 2000)   

شکست Blockbuster در انطباق با چشم انداز در حال تغییر جریان دیجیتال و سرگرمی های درخواستی یک مورد کاملاً مستند است.  علیرغم ظهور رقبایی مانند نتفلیکس، Blockbuster به مدل کسب و کار سنتی خود پایبند بود که منجر به ورشکستگی نهایی آن در سال 2010 شد.

  ۷.  عدم نظارت بر پیشرفت و سازگاری

پروژه ها پویا هستند در نتیجه باید برای انطباق با شرایط در حال تغییر انعطاف پذیر باشند. التزام شدید به برنامه های اولیه، حتی زمانی که دیگر قابل اجرا نیستند، می تواند منجر به شکست شود.

راه حل :

• پیاده سازی یک سیستم ارزیابی پروژه قوی برای نظارت بر پیشرفت در برابر نقاط عطف.
• از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای اندازه گیری موفقیت استفاده کنید.
• احتمالات پروژه را به طور مرتب بررسی کنید و استراتژی ها را بر اساس اطلاعات جدید تنظیم کنید.

مثال :

FoxMeyer Drugs ERP Implementation (1996)  

تلاش FoxMeyer Drugs برای پیاده سازی یک سیستم ERP تا حدی به دلیل پویایی ضعیف تیم شکست خورد.  تیم پروژه تحت فشار زیادی قرار داشت و عدم همکاری بین کارکنان داخلی و مشاوران خارجی وجود داشت.  شکست این پروژه باعث ورشکستگی شرکت شد.

 ۸. نادیده گرفتن تجربیات گذشته

بسیاری از تیم ها نمی‌توانند تجربیات گذشته را به کار ببرند، و این  منجر به اشتباهات مکرر می‌شود.  این ضعف یادگیری می تواند مانع موفقیت بلندمدت شود.

راه حل :

• یک بررسی پس از پروژه انجام دهید تا مشخص کنید چه چیزی خوب بوده و چه چیزی خوب نیست.
• درس های آموخته شده را مستند کنید و آنها را در سراسر تیم به اشتراک بگذارید.
• از ارزیابی پروژه های گذشته برای بهبود برنامه ریزی و اجرای پروژه های آینده استفاده کنید.

مدیریت پروژه یک وظیفه پیچیده و چالش برانگیز است، اما اجتناب از این اشتباهات رایج می تواند به طور قابل توجهی احتمال موفقیت را افزایش دهد.  مدیران پروژه با تعیین اهداف روشن، برقراری ارتباط موثر، مدیریت ریسک‌ها و مشارکت کردن ذینفعان، می‌توانند پیچیدگی‌های کار خود را بررسی کنند و نتایجی را ارائه دهند که انتظارات را برآورده کند یا فراتر از آن باشد.   یادگیری و سازگاری مستمر کلید تسلط بر علم مدیریت پروژه است.

با به کارگیری این اصول، تیم ها نه تنها می توانند از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنند، بلکه می توانند فرهنگ برتری را ایجاد کنند که باعث موفقیت پایدار در تمام پروژه های آنها می شود.