آموزش نحوه کار با میزکار تیم‌یر

مقدمه

در دنیای کار دیجیتال، مدیریت پروژه و هماهنگی وظایف تیمی از اهمیت بالایی برخوردار است. ابزارهای مدرن مدیریت پروژه این امکان را فراهم می‌کنند تا افراد و تیم‌ها وظایف خود را به شکل کارآمدتری سازمان‌دهی کرده و به اهداف تعیین‌شده دست یابند. در این مقاله، فرآیند استفاده از فضای بردها و میز کار تیمی را به‌صورت جامع بررسی می‌کنیم و نحوه بهره‌برداری از قابلیت‌های موجود در آن را توضیح می‌دهیم.

مزایای استفاده از این سیستم مدیریت پروژه

استفاده از فضای بردها و میز کار تیمی دارای مزایای متعددی است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:

1. شفافیت بیشتر:
   تمامی وظایف و اطلاعات مرتبط به‌صورت متمرکز در دسترس هستند. این ویژگی به تیم‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر به اطلاعات موردنیاز دست یابند و از هرگونه سردرگمی جلوگیری کنند. همچنین، همه اعضای تیم به‌طور شفاف از وظایف و نقش‌های خود و دیگران مطلع می‌شوند.
2. هماهنگی بهتر:
   تیم‌ها می‌توانند به‌صورت هم‌زمان روی پروژه‌ها کار کرده و از وضعیت وظایف مطلع شوند. این هماهنگی باعث کاهش تعارضات احتمالی، افزایش تعامل بین اعضا و تسهیل پیگیری پروژه‌ها می‌شود.
3. افزایش بهره‌وری:
   تقسیم وظایف و تعیین اولویت‌ها باعث مدیریت بهتر زمان و منابع می‌شود. اعضای تیم با تمرکز بر وظایف مهم و فوری، کارایی بیشتری دارند و از هدررفت زمان جلوگیری می‌شود.
4. پیگیری پیشرفت:
   امکان مشاهده وضعیت و میزان پیشرفت پروژه‌ها در هر لحظه وجود دارد. این ویژگی به مدیران پروژه کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشند و به اعضای تیم اجازه می‌دهد پیشرفت فردی و گروهی را بررسی کرده و اقدامات لازم را انجام دهند.
5. افزایش رضایت تیمی:
   با استفاده از این سیستم، اعضای تیم احساس مشارکت بیشتری می‌کنند؛ زیرا هر فرد به‌وضوح می‌داند چه کاری باید انجام دهد و چگونه کارش به موفقیت پروژه کمک می‌کند. این شفافیت و همکاری مستمر انگیزه و رضایت کلی تیم را افزایش می‌دهد.
6. کاهش خطاها:
   با متمرکز کردن اطلاعات و استفاده از قابلیت‌هایی مانند چک‌لیست‌ها، احتمال نادیده گرفتن جزئیات کاهش می‌یابد. این سیستم به تیم‌ها کمک می‌کند فرآیندهای کاری را دقیق‌تر و سازمان‌یافته‌تر دنبال کنند.

ورود به فضای بردها

پس از ورود به حساب کاربری، به فضای “بردها” هدایت می‌شوید. این بخش، مرکز مدیریت پروژه‌های شما است.

در این فضا می‌توانید بردهای جدید ایجاد کرده یا از بردهایی که قبلاً توسط خودتان یا دیگر اعضای تیم ساخته شده است استفاده کنید. بردها نقش مهمی در سازمان‌دهی وظایف و پروژه‌ها دارند؛ چرا که تمامی اطلاعات و تسک‌ها در یک مکان قابل دسترسی هستند.

ایجاد یک برد جدید

برای ایجاد یک برد جدید، کافی است روی گزینه “ایجاد برد” کلیک کنید. در این فرآیند، باید یک عنوان مناسب و توضیحات مرتبط وارد کنید. عنوان باید هدف برد را به‌وضوح بیان کند و توضیحات به اعضای تیم کمک کند تا بدانند این برد برای چه منظوری ایجاد شده است. این کار به شفافیت بیشتر و هماهنگی بهتر تیم کمک می‌کند.

پس از ساخت برد، با کلیک روی آن به “میز کار” مرتبط هدایت می‌شوید. این میز کار فضایی است که تمام فعالیت‌ها و وظایف در آن مدیریت می‌شوند.

طراحی میز کار و ساخت لیست‌ها

زمانی که وارد میز کار شدید، در ابتدا فضایی خالی خواهید دید.

اینجا مکانی است که می‌توانید لیست‌های خود را طراحی و سازمان‌دهی کنید. لیست‌ها بخش‌های کلیدی میز کار هستند که وظایف مختلف را در دسته‌بندی‌های جداگانه قرار می‌دهند. برخی از لیست‌های پرکاربرد که معمولاً توسط تیم‌ها استفاده می‌شوند عبارتند از:

1. کارهایی که باید انجام شوند (To Do): لیستی برای تمام کارهایی که باید شروع شوند.
2. کارهای در حال انجام (In Progress): لیستی برای وظایفی که در حال انجام هستند.
3. کارهای تمام شده (Done): لیستی برای وظایفی که به پایان رسیده‌اند.

این نوع دسته‌بندی به شما کمک می‌کند تا به‌راحتی پیشرفت پروژه را مشاهده کنید و بدانید چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی باقی مانده است.

ایجاد کارت‌ها و مدیریت وظایف

پس از طراحی لیست‌ها، نوبت به ایجاد “کارت‌ها” می‌رسد. هر کارت نمایانگر یک وظیفه یا تسک خاص است. برای ایجاد کارت، روی دکمه “افزودن کارت” کلیک کنید و عنوان کارت را وارد نمایید. این عنوان باید خلاصه و گویا باشد تا هدف وظیفه را به‌وضوح نشان دهد. در قسمت توضیحات کارت، می‌توانید جزئیات بیشتری درباره وظیفه بنویسید. این توضیحات ممکن است شامل اطلاعات تکمیلی، لینک‌ها یا نکاتی باشد که به انجام بهتر وظیفه کمک کنند.

علاوه بر توضیحات متنی، می‌توانید از قابلیت‌های چندرسانه‌ای استفاده کنید. به‌عنوان مثال:

• ضبط صوتی: اگر نیاز به توضیحات شفاهی دارید، می‌توانید فایل صوتی ضمیمه کنید.
• پیوست فایل: هرگونه مستندات، تصاویر یا فایل‌های مرتبط را می‌توانید به کارت اضافه کنید تا اطلاعات کامل‌تری در دسترس باشد.

استفاده از چک‌لیست‌ها

گاهی اوقات انجام یک وظیفه شامل مراحل یا بخش‌های مختلفی است. در این مواقع، استفاده از چک‌لیست‌ها بهترین راه‌حل است. چک‌لیست‌ها به شما کمک می‌کنند وظایف پیچیده را به گام‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و از انجام تمامی مراحل اطمینان حاصل نمایید. هر مرحله از چک‌لیست را می‌توان به‌صورت جداگانه تیک زد تا مشخص شود که آن مرحله تکمیل شده است.

جزئیات تکمیلی کارت‌ها

در قسمت بالای هر کارت، چندین گزینه وجود دارد که می‌توانید برای مدیریت بهتر وظایف از آن‌ها استفاده کنید:

1. وضعیت کار: می‌توانید وضعیت وظیفه را به یکی از حالت‌های زیر تنظیم کنید:
   • شروع نشده
   • در حال انجام
   • انجام شده
   • بایگانی
2. اولویت‌بندی: برای تعیین اهمیت وظایف، سه سطح اولویت وجود دارد:
   • کم
   • متوسط
   • زیاد
3. درصد پیشرفت
4. تاریخ سررسید (ددلاین): زمان مقرر برای اتمام وظیفه را مشخص کنید تا همه اعضای تیم بدانند چه زمانی باید کار تکمیل شود.
5. امتیازدهی
6. تخصیص افراد
7. برچسب‌ها: برای دسته‌بندی بهتر وظایف و تسک‌ها می‌توانید از برچسب‌های رنگی و متنی استفاده کنید. در تیم‌های بزرگ، برچسب‌ها به اعضا کمک می‌کنند با پیگیری هشتگ‌ها روند تسک‌ها را دنبال کنند.